Para muchas empresas, la factura electrónica es hoy el principal soporte de su cartera: es el documento con el que se prueba una venta o un servicio y con el que se reclama el pago. Pero emitirla y validarla ante la DIAN no la convierte automáticamente en un documento con el que se pueda demandar. Solo cuando la factura reúne los requisitos de ley es título valor y permite acudir al proceso ejecutivo, donde el juez puede ordenar el pago y los embargos sin un debate previo sobre si la deuda existe.
En este artículo explicamos qué debe tener una factura electrónica para cobrarse judicialmente y qué conviene revisar antes de demandar. Es una guía pensada para gerentes, áreas de cartera y contadores de empresas proveedoras.
¿Cuándo una factura electrónica es título valor?
La factura de venta es uno de los títulos valores que regula el Código de Comercio (artículos 772 y siguientes, modificados por la Ley 1231 de 2008). La factura electrónica puede serlo, pero debe cumplir varias condiciones a la vez:
1. Debe emitirse a crédito
Un título valor incorpora el derecho a recibir un pago futuro. Por eso la factura debe expedirse a crédito, con un plazo para pagar. Una factura de contado no es título valor: no hay obligación pendiente que cobrar con ella. Revise en cada documento la forma de pago y la fecha de vencimiento.
2. Debe cumplir los requisitos formales
El artículo 774 del Código de Comercio (modificado por la Ley 1231 de 2008) exige que la factura reúna los requisitos generales de los títulos valores del artículo 621 y los de la factura fiscal del artículo 617 del Estatuto Tributario, además de otros propios: la fecha de vencimiento, la fecha de recibo con la identificación de quien la recibe y la constancia del estado de pago. La norma es tajante: la factura que no cumpla la totalidad de los requisitos no tiene el carácter de título valor, aunque el negocio que le dio origen siga siendo válido.
3. Debe corresponder a una entrega o prestación real
La ley prohíbe librar facturas que no correspondan a bienes efectivamente entregados o a servicios efectivamente prestados. Por eso, además de la factura, necesita poder probar la entrega: remisiones firmadas, actas de recibo, informes de servicio o correos de confirmación.
4. Debe haber sido aceptada por el comprador
Sin aceptación, expresa o tácita, la factura no se perfecciona como título valor. De este requisito depende buena parte de los cobros, y lo desarrollamos a continuación.
La aceptación: expresa o tácita
La aceptación expresa ocurre cuando el comprador manifiesta, por los medios previstos, que acepta el contenido de la factura. La aceptación tácita opera cuando el comprador recibe la factura y no presenta reclamo dentro del plazo legal. En ese caso la ley la tiene por aceptada de manera irrevocable.
El reclamo es la forma en que el comprador manifiesta su inconformidad con el contenido de la factura: puede devolverla con los documentos de despacho o enviar un reclamo escrito al emisor. El plazo para hacerlo es corto, de tres días hábiles. Este término se fijó en el artículo 773 del Código de Comercio, modificado por el artículo 86 de la Ley 1676 de 2013, y la reglamentación de la factura electrónica (Decreto 1074 de 2015, capítulo modificado por el Decreto 1154 de 2020) lo reproduce.
Un aspecto que genera confusión es desde cuándo se cuenta ese plazo. La norma comercial lo relaciona con la recepción de la factura y la reglamentación de la factura electrónica con la recepción del bien o del servicio. En 2026 el Gobierno publicó un proyecto de decreto para unificar ese cómputo, pero mientras no se expida rige la regla actual. Por eso es prudente conservar la prueba de ambas fechas.
Los eventos electrónicos: su principal prueba
En la factura electrónica, esos hitos quedan registrados como eventos asociados al documento: el acuse de recibo de la factura, el recibo del bien o la prestación del servicio, la aceptación expresa o el reclamo. Son la evidencia de que su cliente recibió la factura, recibió lo vendido y no la objetó.
Un punto que muchas empresas pasan por alto: que la DIAN valide la factura no significa que el comprador la haya recibido ni aceptado. Lo que valida la DIAN es la emisión; la recepción y la aceptación se prueban con los eventos y con sus propios soportes de entrega.
RADIAN: para qué sirve y para qué no
El RADIAN es el registro de facturas electrónicas considerado título valor que administra la DIAN. Su función es la circulación de la factura: si usted quiere endosarla, negociarla o venderla a una empresa de factoring, el registro y sus eventos son necesarios.
Lo que no hace el RADIAN es conferir o quitar la eficacia de la factura como título valor. Una factura que cumple los requisitos que acabamos de ver puede cobrarse por la vía ejecutiva aunque no esté registrada. Registrar la factura es una decisión sobre cómo piensa usar el documento (cobrarlo directamente o hacerlo circular), no un paso obligatorio para demandar.
Eso sí, conviene conservar los soportes de recepción y aceptación, así estén o no en RADIAN: es ahí donde suelen discutirse los cobros.
Errores frecuentes que debilitan el cobro
En la revisión de carteras vemos con frecuencia los mismos problemas:
- Factura de contado o sin plazo claro. Si no hay crédito pactado, el documento difícilmente sirve para demandar. Si la factura no trae fecha de vencimiento, la ley prevé un plazo supletorio; aun así, es mejor que conste de forma expresa.
- Sin soporte de entrega. La factura sin remisión, acta de recibo o constancia del servicio deja al proveedor sin prueba frente a quien alegue que nunca recibió lo vendido.
- Factura mal dirigida. Si se envió a un correo equivocado o a alguien sin relación con el comprador, será difícil acreditar la recepción.
- Reclamo del comprador a tiempo. Si el cliente devolvió la factura o reclamó por escrito dentro del plazo, no hay aceptación tácita, y la discusión cambia por completo.
- Notas crédito o ajustes sin soporte. Los cambios al valor de la factura deben estar documentados y ser coherentes con lo que se cobra.
- Prescripción. La acción cambiaria directa prescribe en tres años desde el vencimiento (artículo 789 del Código de Comercio). Las facturas antiguas deben revisarse primero.
Cómo se cobra: del requerimiento al proceso ejecutivo
Si la factura cumple los requisitos, el camino habitual comienza con un requerimiento formal de pago: una comunicación clara al deudor con el detalle de las facturas vencidas. Muchas veces eso basta, o abre la puerta a un acuerdo de pago por escrito. Antes de ese paso conviene calcular el valor real de la deuda, con los intereses de mora limitados por la tasa de usura. Para una primera cifra puede usar nuestro Liquidador de Crédito.
Cuando el deudor no paga, se presenta la demanda ejecutiva con la factura y sus soportes. Si el juez encuentra reunidos los requisitos, libra el mandamiento de pago. Los requisitos formales del título se discuten al inicio del proceso, por eso es importante llegar con la documentación completa. Explicamos el recorrido completo en nuestra guía sobre el proceso ejecutivo de cobro de deuda.
Desde el inicio del proceso se pueden solicitar medidas cautelares, como el embargo de cuentas bancarias y de otros productos financieros del deudor. En la práctica son una forma eficaz de presión para que el deudor pague, aunque el resultado siempre depende del título, del deudor y del juzgado.
¿Y si la factura no es título valor?
Que una factura no sirva para el proceso ejecutivo no significa que la deuda se pierda. Si el negocio existió y se entregó lo vendido, hay otras vías:
- Constituir un título por acuerdo de pago. Si el deudor reconoce la deuda en un documento que contenga una obligación clara, expresa y exigible, ese documento puede servir de base para cobrar si luego incumple.
- Conciliación. Un acta de conciliación también presta mérito ejecutivo. Resulta útil cuando el cliente quiere seguir trabajando con usted. Explicamos sus ventajas en nuestro artículo sobre conciliación y arbitraje antes de litigar.
- Proceso monitorio. Cuando no hay título, la deuda es dineraria, contractual, determinada, exigible y de mínima cuantía, el Código General del Proceso prevé este trámite, en el que el juez requiere al deudor para que pague o se oponga.
- Proceso declarativo. Si la deuda supera la mínima cuantía y no hay título, puede ser necesario un proceso en el que se debata la existencia de la obligación.
La vía depende de los documentos que tenga, del monto y de la actitud del deudor. Por eso conviene analizarlo antes de decidir.
Revise sus facturas antes de demandar
Demandar con una factura que no cumple los requisitos puede costar tiempo y dinero. En Litigios AC revisamos sus facturas electrónicas, sus soportes de entrega y los eventos de aceptación antes de iniciar el cobro, y le indicamos qué documentos sirven para la vía ejecutiva y cuáles requieren otra estrategia. Conozca nuestra área de Recuperación de Cartera o escríbanos por WhatsApp y cuéntenos su caso.
Este artículo es información general y no constituye asesoría jurídica para un caso particular.