Una sanción impuesta sin procedimiento es el escenario típico en el que la empresa pierde un caso que parecía ganado. Desde la Ley 2466 de 2025 el procedimiento disciplinario ya no es solo una buena práctica: está en la ley. Esta guía explica cómo funciona el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), dónde están sus límites y qué hacer en cada etapa. Está pensada sobre todo para empresas, pero termina con lo que debe saber el trabajador citado a descargos.
Si busca el panorama completo de la reforma, empiece por nuestra guía de la Ley 2466 de 2025.
Qué cambió con el artículo 115 CST
El artículo 7 de la Ley 2466 modificó el artículo 115 del CST. Antes, la norma solo decía que no se podía imponer una sanción sin oír al trabajador inculpado. Hoy empieza por ordenar que, en todas las actuaciones para aplicar sanciones disciplinarias, se respeten principios como la dignidad, la presunción de inocencia, el in dubio pro disciplinado, la proporcionalidad, el derecho de defensa, la contradicción y controversia de las pruebas, la intimidad, la lealtad y buena fe, la imparcialidad, el buen nombre y la honra, y el non bis in idem.
Y fija siete pasos mínimos:
- Comunicación formal de la apertura del proceso.
- Formulación por escrito de los hechos, conductas u omisiones que lo motivan.
- Traslado de todas las pruebas en que se funda.
- Un término para responder y controvertirlas que no puede ser inferior a cinco días (la ley no dice si son hábiles); si la defensa es oral, debe levantarse acta.
- Decisión motivada, que identifique la causa concreta.
- Si procede, una sanción proporcional a la conducta.
- Derecho del trabajador a impugnar la decisión.
El artículo trae además seis parágrafos que conviene tener presentes:
- Inmediatez (par. 1): el proceso debe tramitarse en un término razonable, atendiendo al principio de inmediatez, salvo que una convención, laudo o el reglamento disponga otra cosa.
- Acompañamiento sindical (par. 2): el trabajador sindicalizado puede estar acompañado por uno o dos representantes del sindicato que sean trabajadores de la empresa.
- Discapacidad (par. 3): se deben hacer los ajustes necesarios para que el trabajador comprenda y se comunique durante el proceso.
- Reglamento (par. 4): los empleadores deben actualizar el reglamento interno dentro de los doce meses siguientes a la vigencia de la ley.
- Medios virtuales (par. 5): puede usarse tecnología, si el trabajador tiene acceso a ella.
- Excepción (par. 6): los trabajadores del hogar y las micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores no están obligados al procedimiento completo, pero sí a escuchar previamente al trabajador.
Paso a paso del proceso disciplinario
| Etapa | Qué debe hacer la empresa | Error frecuente | Prueba que debe conservar |
|---|---|---|---|
| 1. Apertura | Comunicar formalmente al trabajador que se abre el proceso, quién lo adelanta y con qué fecha | Citar "a una reunión" sin decir que es disciplinaria | Citación con constancia de recibido o de envío |
| 2. Hechos | Describir por escrito los hechos, con fecha, lugar y conducta | Cargos genéricos ("mal comportamiento") | El documento de cargos |
| 3. Pruebas | Entregar o poner a disposición todas las pruebas | Guardar pruebas para presentarlas después | Constancia de entrega o de acceso |
| 4. Descargos | Dar mínimo cinco días, recibir la versión (oral o escrita) y levantar acta | Plazo de un día o diligencia sin acta | Acta firmada o grabación, y los escritos de defensa |
| 5. Decisión | Decidir con motivación, valorando la defensa y citando la causa concreta | Decisión de una línea que ignora los descargos | Comunicación de la decisión |
| 6. Sanción | Aplicar una sanción proporcional, dentro de los límites legales y del reglamento | Sanción no prevista o desproporcionada | La sanción y su fundamento en el reglamento |
| 7. Impugnación | Indicar cómo y ante quién se impugna y resolver el recurso | Callar sobre el recurso o no resolverlo | Recurso, respuesta y su notificación |
Lo que no queda escrito, el día de un litigio, no existe.
Sanción disciplinaria y despido con justa causa
Aquí está la zona más discutida. El artículo 115, tal como quedó, regula la aplicación de sanciones disciplinarias; el texto del artículo 7 no menciona el despido ni la terminación del contrato. Es decir, la Ley 2466 no extendió expresamente ese procedimiento a la terminación con justa causa, según el texto que revisamos.
¿Significa eso que se puede despedir sin oír al trabajador? No es una conclusión segura. Cuando la terminación se funda en una falta prevista en el reglamento y en la práctica opera como una sanción, existe un riesgo real de que se exija agotar el debido proceso del artículo 115. Además, si la convención colectiva o el reglamento exigen escuchar al trabajador antes del despido, la empresa queda atada a ese pacto.
La recomendación práctica para la empresa es simple: cuando el despido se funde en una falta, agote el procedimiento del artículo 115. Cuesta unos días; no hacerlo cuesta un pleito. Y recuerde que, al terminar el contrato, debe comunicar la causa en ese momento, porque después no puede alegar motivos distintos (parágrafo del artículo 62 del CST). Si el despido resulta sin justa causa, procede la indemnización que explicamos en nuestra guía sobre el despido sin justa causa.
Inmediatez: no deje enfriar la falta
La inmediatez exige que la reacción del empleador sea oportuna frente a la falta. Si la empresa conoce una falta y espera meses para investigarla, el trabajador podrá alegar que la perdonó o que la causa ya no es real. La propia Ley 2466 (parágrafo 1) habla de un "término razonable" y de inmediatez.
No hay un plazo único en días. Inicie el proceso apenas conozca la falta, documente cuándo y cómo se enteró, deje constancia de cualquier investigación previa, decida con celeridad tras los descargos y respete los plazos que fije el reglamento o la convención.
Proporcionalidad y tipos de sanción
La sanción debe corresponder a la gravedad de la falta y a lo que prevea el reglamento: una sanción que no esté prevista allí, o que sea desmedida, es vulnerable.
- Llamado de atención: es la sanción más leve, escrita, siempre que el reglamento la contemple.
- Suspensión del trabajo: según el artículo 112 del CST, no puede exceder de ocho días la primera vez ni de dos meses en caso de reincidencia de cualquier grado.
- Multa: según el artículo 113, solo procede por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente y no puede exceder la quinta parte del salario de un día; su producto se destina a premios o regalos para los trabajadores.
La proporcionalidad también se juzga con hechos: antecedentes, gravedad real y trato igual frente a otros casos.
Trabajadores con protección especial
El proceso disciplinario no reemplaza las autorizaciones que exige la ley para terminar el contrato de ciertos trabajadores. Si el trabajador tiene fuero de salud o discapacidad, de maternidad o paternidad, o sindical, además de seguir el proceso disciplinario la empresa debe obtener la autorización de la autoridad competente que corresponda al fuero antes de desvincularlo.
Quién la tiene y cómo se prueba está en nuestra guía de estabilidad laboral reforzada. Antes de abrir un proceso que pueda terminar en despido, haga esa verificación: es el primer filtro.
Micro y pequeñas empresas
Si su empresa tiene menos de diez trabajadores, el parágrafo 6 le permite no seguir el procedimiento completo, pero sí le exige escuchar previamente al trabajador. Cite por escrito, escuche, deje acta de lo que el trabajador dijo y motive por escrito la decisión. Un procedimiento mínimo documentado le da pruebas si el caso llega a un juez. Y si el trabajador es de los que tienen fuero, la autorización previa sigue siendo necesaria, sin importar el tamaño de la empresa. La reforma también ordena un programa de acompañamiento del Ministerio del Trabajo para estas empresas.
El reglamento interno de trabajo
El parágrafo 4 dio a los empleadores doce meses desde la vigencia de la ley para actualizar el reglamento; ese plazo se cumplió en junio de 2026. Un reglamento al día debería incluir:
- Las faltas, calificadas como leves o graves.
- Las sanciones y su escala, dentro de los artículos 112 y 113.
- El procedimiento del artículo 115, con plazos, notificación, diligencia virtual y recurso.
- La publicación que regula el artículo 8 de la Ley 2466 (art. 120 CST): copias físicas en dos lugares y un medio virtual accesible.
¿Qué pasa si no lo actualizó? La ley no la sanciona con una consecuencia automática que hayamos podido verificar, pero el riesgo es práctico: si el reglamento no prevé la falta, la sanción o el procedimiento, la empresa queda expuesta a que la sanción se discuta o se tenga por ineficaz.
Si usted es el trabajador citado a descargos
Sus derechos, según el artículo 115 modificado, incluyen:
- Que se le comunique formalmente que se abrió un proceso.
- Conocer por escrito los hechos que se le atribuyen y todas las pruebas.
- Un plazo de mínimo cinco días para responder y controvertir.
- Presentar sus propias pruebas y, si habla, que se levante un acta.
- Una decisión motivada y la posibilidad de impugnarla.
- Si es sindicalizado, ser acompañado por uno o dos representantes del sindicato que trabajen en la empresa. La ley no habla de acompañamiento por compañeros no sindicalizados.
Cómo prepararse: pida citación y pruebas por escrito, lea el reglamento, reúna sus soportes (mensajes, correos, testigos), responda por escrito, no firme un acta que no leyó y pida copia de todo. Si tiene fuero o una condición de salud, dígalo desde el principio.
Checklist para la citación a descargos
- ✓ Dice que es un proceso disciplinario y quién lo adelanta.
- ✓ Describe los hechos con fecha, lugar y conducta, sin generalidades.
- ✓ Indica la falta del reglamento, el pacto o el contrato que se estaría incumpliendo.
- ✓ Anexa o pone a disposición todas las pruebas.
- ✓ Concede un plazo no inferior a cinco días y fija fecha, hora y medio (presencial o virtual).
- ✓ Informa que puede presentar pruebas, que habrá acta y, si es sindicalizado, su derecho a acompañamiento.
- ✓ Prevé ajustes si el trabajador tiene discapacidad.
- ✓ Queda constancia de entrega o recibido.
- ✓ Se verificó antes si el trabajador tiene fuero o protección especial.
¿Necesita ayuda con sus procesos disciplinarios?
En Litigios AC nuestro equipo de Derecho Laboral acompaña a las empresas en la revisión y actualización del reglamento interno, en el diseño del procedimiento disciplinario y en el acompañamiento de cada caso, desde la citación hasta la decisión. También orientamos a los trabajadores que fueron citados a descargos, sancionados o despedidos sin procedimiento. Si tiene dudas sobre la diferencia entre una relación laboral y un contrato de servicios, vea nuestra guía de contrato realidad. Escríbanos por WhatsApp.
Este artículo es información general y no constituye asesoría jurídica para un caso particular.